MANAJEMEN SDM RITEL 7

MANAJEMEN SDM RITEL

·         Penarikan sumberdaya manusia ritel

pembahasan A.    M. Manulang dalam bukunya Manajemen Personalia, (1987 : 14) yang dikutif oleh Moh. Moh. Abdul Mikhyi dan Hadir Hudyanto sebagai berikut : “Sumber daya manusia atau personali adalah Hakikat Sumber Daya Manusia Pada setiap organisasi atau perusahaan khususnya pada lembaga pendidikan diperlukan adanya suatu sumber daya manusia sebagai tenaga kerja. Oleh sebab itu bahwa yang dimaksud dengan sumber daya manusia adalah tenaga kerja, hal sebagaimana menurut tenaga kerja, buruh atau pegawai yang mengandung arti keseluruhan orang-orang yang berkerja pada suatu organisasi tertentu.”[1] Dari pendapat tersebut jelas bahwa sumber daya manusia adalah tenaga kerja yang menduduki suatu posisi atau orang-orang yang mempunyai tanggungjawab untuk melaksanakan tugas atau pekerjaan pada suatu organisasi atau instansi tertentu. 5   ”Hal yang penting untuk diperhatikan oleh organisasi adalah bagaimana memperoleh tenaga kerja sesuai dengan kebutuhan dan posisi yang akan diduduki, bagaimana mengembangkannya dan memelihara tenaga kerja, menggunakan serta mengavaluasi hasil kerjanya.”[2] Untuk menjaga agar tenaga kerja tidak terjadi ketinggalam atau tidak ada peningkatan, maka bahwa tenaga kerja harus selalu ditingkatkan diarahkan pada peningkatan mutu dan kualitas dalam bekerja. Menurut Moh. Abdul Mukhyi dan Hadir Hudiyanto mengemukakan 3 faktor yang mempengaruhi kegiatan pemenuhan kebutuhan sumber daya manusia, yaitu : “reputasi perusahaan di mata anggkatan kerja, tingkat pertumbuhan angkatan kerja dan tersedianya tenaga kerja dengan kualifikasi pendidikan dan keterampilan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.”[3] Berdasarkan hal tersebut, maka bahwa sumber daya manusia merupakan tenaga kerja yang secara keseluruhan menempata pada suatu tempat atau posisi yang dalam posisinya itu memiliki suatu tanggungjawab untuk melaksanakan tugas atau pekerja yang menjadi tanggungjawabnya, hal ini tentunya harus didukung oleh kemampuan atau keterampilan yang dimiliki oleh seorang tenaga kerja, sehingga tugas pekerjaan dapat dilaksanakan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan.   B.    Hubungan antara Penarikan dan Perencanaan Sumber Daya Manusia Untuk menghasil penarikan sumber daya manusia yang sudah memiliki kemampuan sesuai dengan bidang atau kebutuhan tenaga kerja pada suatu instansi atau institusi, maka diperlukan adanya suatu perencanaan dalam penerimaan atau penarikan sumber daya manusia yang akan diterima sesuai dengan kualifikasi yang tentunya ditetapkan terlebih dahulu. Menurut Muhammad Abdul Mukhyi dan Iman Hadi Saputro, mengemukakan bahwa : “Perencanaan diperlukan dan terjadi dalam berbagai bentuk organisasi, sebab perencanaan ini merupakan proses dasar manajemen di dalam mengambil suatu keputusan dan tindakan. Perencanaan diperlukan dalam setiap jenis kegiatan baik itu kegiatan organisasi, perusahaan maupun kegiatan di masyarakat, dan perencanaan ada dalam setiap fungsi-fungsi manajemen, karena fungsi-fungsi tersebut hanya dapat melaksanakan keputusan-keputusan yang telah ditetapkan dalam perencanaan.”[4] Berdasarkan uraian tersebut, bahwa perencanaan merupakan suatu kegiatan yang selalu ada dalam setiap organisasi atau instansi, karena perencanaan merupakan suatu kegiatan awal dari setiap kegiatan, oleh karena itu bahwa manajemen sumber daya manusia merupakan bagian dari perencanaan dalam suatu organisasi atau instansi, maka dengan demikian bahwa dalam merencanakan atau memanajemen sumber daya manusia dalam rangka untuk mencapai suatu tujuan yang menjadi target yang harus dicapai. Untuk mencapai tujuan suatu organisasi atau instansi tentunya diperlukan tenaga-tenaga yang profesional, maka dari itu bahwa memanajemen atau merencanakan sumber daya manusia harus melihat pada unsur-unsur yang berkaitan dalam penempatan tenaga kerja, unsur dimaksud di antaranya unsur perencanaan, unsur tenaga kerja (sumber daya manusia), unsur tujuan, dan unsur logistik. Dari beberapa unsur tersebut tentunya saling keterkaitan, dan saling berhubungan serta saling mempengaruhi antara yang satu dengan yang lainnya, maka bahwa antara perencanaan dengan sumber daya manusia jelask ada hubungan, yang selanjutnya bahwa dalam perencanaan sumber daya manusia di dalam ada proses penarikan, penempatan, promosi atau pemindahan dari suatu posisi ke posisi lainnya dalam organisasi atau instansi. Berdasarkan uraian tersebut, bahwa antara penarikan dan perencanaan sumber daya manusia adanya suatu hubungan tidak dapat dipisahkan, di mana bahwa dalam perencanaan itu sendiri adanya suatu proses penarikan atau recruitment untuk mengisi suatu posisi tertentu yang ada dalam organisasi atau instansi, sehingga kebutuhan tenaga kerja dapat terpenuhi.   C.    Media Penarikan Sumber Daya Manusia Dalam setiap organisasi atau instansi sesuai dengan perkembangannya akan memerlukan sumber daya manusia yang profesional untuk ditempatkan pada posisi tertentu, sebagaimana menurut Soekidjo Notoatmodjo yaitu : “Tiap organisasi mempunyai cara yang berbeda-beda dalam menarik karyawannya. Beberapa organisasi yang besar mempunyai sistem yang sangat baik dan dengan menggunakan media massa yang canggih dalam menarik calon karyawan. Tetapi ada beberapa organisasi, cara penarikan calon karyawan ini sangat sederhana, dan dengan media yang sederhana pula.”[5] Dari pendapat tersebut dikemukakan bahwa cara dalam penarikan atau rekruitment sumber daya manusia dalam setiap organisasi atau instansi itu melakukannya ada yang dengan cara sederhana dan ada juga dengan media massa yang sudah canggih, hal ini tentunya terkait dengan keadaan dari organisasi atau instansi itu sendiri, yakni berhubungan dengan sistem yang dimiliki dan anggaran yang ditetapkan dalam penarikan atau rekruitment sumber daya manusia atau karyawan yang dibutuhkan. Adapun cara yang pada umumnya digunakan dalam penarikan sumber daya manusia adalah baik itu dengan alat media cetak atau elektronik, hal ini sebagaimana dikemukakan oleh Soekidjo Notoatmodjo sebagai berikut

 : 1.      Iklan

 2.      Badan-badan penyaluran tenaga kerja

3.      Lembaga-lembaga pendidikan

 4.      Organisasi-organisasi karyawan

 5.      Organisasi-organisasi profesional

 6.      Leasing (penyewaan)

7.      Rekomendasi dari karyawan

 8.      Nepotisme Open house.

[6]   Berdasarkan pendapat tersebut, maka dalam penarikan sumber daya manusia atau calon karyawan ada berbagai macam cara dan biasanya disesuaikan dengan dedikasi yang muncul dari para perencana yang ada dalam suatu organisasi atau instansi untuk penarikan karyawan baru. Penarikan sumber daya manusia melalui iklan tujuannya adalah agar rencana penarikan sumber daya manusia atau karyawan itu dapat sampai pada seluruh lapisan,  hal sesuai dengan pendapat Soekidjo Notoatmodjo, bahwa “Menarik calon karyawan melalui iklan di media massa, baik elektronik maupun media cetak mempunyai efektivitas tinggi, karena dapat menjaring seluruh lapisan masyarakat pelamat, dan pelamar dapat lebih banyak. Hal ini mempunyai beberapa keuntungan, antara lain organisasi mempunyai kesempatan yang lebih luas untuk memilih calon karyawan yang lebih baik

.[7] Dalam penarikan calon karyawan atau pegawai melalui media massa ini pada saat sekarang ini sudah banyak digunakan oleh perusahan atau instansi pada umumnya, karena dengan menggunakan media massa baik elektronik maupun cetak dapat sampai kepada seluruh lapisan masyarakat, seperti surat khabar atau yang sejenisnya dapat menarik calon karyawan atau pegawai yang jumlah pendaftar atau memasukan lamaran akan lebih banyak, sehingga perusahaan atau instansi dapat memilih spesifikasi calon karyawan atau pegawai yang akan diterima sesuai dengan posisi yang dibutuhkan. Penarikan calon karyawan atau pegawai melalui iklan di media cetak terbagi dua jenis, sebagaimana menurut Soekidjo Notoatmodjo, yaitu “want ad dan blind ad. Want ad di mana organisasi dan bagaimana cara melamar disebutkan dalam iklan itu. Cara ini digunakan untuk memberikan kesempatan para calon karyawan untuk berkomunikasi langsung kepada organisasi yang bersangkutan. Sedangkan cara blin ad yaitu tidak menyebutkan nama dan alamat organisasi yang memerlukan karyawan. Lamaran para pelamar biasanya dialamatkan ke P.O. Box. Cara ini digunakan untuk menghindari membajirinya calon karyawan atau pelamat ke Kantor organisasi yang bersangkutan.

[8]   Penarikan sumber daya manusia juga dapat dilakukan melalui badan-badan penyalur tenaga kerja, baik pemerintah maupun swasta. Menurut Soekidjo Notoatmodjo, bahwa “Di Indonesia di tiap-tiap provinsi mempunyai kantor penempatan tenaga kerja (pemerintah) yang fungsinya adalah menyalurkan tenaga-tenaga kerja yang telah mendaftarkan ke kantor penempatan tersebut ke organisasi-organisasi, baik pemerintah maupun swasta yang memerlukan calon karyawan. Bahkan beberapa organisasi mewajibkan setiap pelamarnya untuk mencari “kartu kuning”, yaitu suatu bukti bahwa ia telah terdaftar di kantor tenaga kerja.

”[9] Dengan demikian bahwa proses penarikan tenaga kerja dalam memberikan informasi lowongan atau kekosongan posisi di suatu organisasi atau instansi dapat dilakukan dengan berbagai macam cara yakni dari mulai memasang iklan sampai pada cara open house di mana orang-orang yang ada di sekitar organisasi atau instansi diundang untuk datang.   D.    Kendala dalam Penarikan (Recruitment) Tenaga Kerja Dalam setiap kegiatan tentunya tidak akan terlepas dari suatu kendala atau hambatan,begitu juga dalam penarikan sumber daya manusia atau tenaga kerja biasanya terjadi suatu kendala Langka tidaknya keahlian atau keterampilan-keterampilan tertentu. Telah dimaklumi bahwa dalam kehidupan organisasi yang semakin kompleks dewasa ini, semakin beraneka ragam keahlian dan keterampilan yang diaperlukan.

 4.      Proyeksi angkata kerja pada umumnya. .

 5.      Peraturan perundang-undangan di bidang ketenagakerjaan. Berbagai peraturan perundan-undangan merupakan faktor eksternal yang harus diperhitungkan dan ditaati. 6.      Praktek rekrutmen oleh organisasi-organisasi lain. Teori manajemen sumber daya manusia menekankan pentingnya pengelolaan sumber daya manusia diselenggarakan berdasarkan norma-norma etika yang berlaku di masyarakat.

 7.      Kendala terkahir yang perlu dipertimbangkan oleh para pencari tenaga kerja ialah tuntutan tugas yang kelas akan dikerjakan oleh para pekerja baru itu

.[11]   Berdasarkan uraian tersebut, bahwa kendala eksternal atau lingkungan sekitar di mana tingginya tingkat pengangguran yang menyebabkan banyak pelamar terhadap instansi untuk menjadi tenaga kerja, sehingga hal ini dibutuhkan penyeleksian dalam penerimaan atau penarikan tenaga kerja, sedangkan apabila sebaliknya tingkat tenaga kerja yang rendah akan terjadi suatu kendalam dalam penarikan tenaga kerja akibatnya para tenaga kerja akan merasa gampang memperoleh pekerjaan yang akhirnya mereka jual mahal. Untuk mengatasi kendala tersebut, maka bahwa organisasi atau instansi, khususnya lembaga pendidikan harus memperhitungkan atau menanggulangi yang menjadikan terjadinya suatu hambatan, di mana dalam penentuan kebijakan lembaga pendidikan harus sesuai dengan harapan dari semua unsur, baik unsur guru sebagai tenaga kependidikan, unsur siswa, dan unsur lingkungan masyarakat sekitar, di samping itu harus dalam penarikan tenaga kependidikan harus yang benar-benar mempunyai latar belakang pendidikan yang sesuai, dan penempatan atau pembagian tugas yang sesuai dengan bidang keahlian yang dimiliki oleh masing-masing, sehingga tujuan-tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai secara optimal.

·         Seleksi sumberdaya manusia untuk ritel

Setiap selesai tugas pada satu bagian tertentu, mereka akan dievaluasi. Demikian seterusnya hingga selesai masa evaluasi. Setelah masa evaluasi berakhir, MT tidak akan lagi di-rolling. Itu berarti saatnya ia mulai membangun karier di perusahaan tersebut. Bagaimana Proses Seleksi Management Trainee? Program Management Trainee (MT) adalah program pengembangan karyawan dengan pola rekrutmen dan jalur yang khusus. Khusus karena kriteria rekrutmen yang dipakai biasanya lebih tinggi, dan kadang kala sangat tinggi bila dibandingkan dengan kriteria rekrutmen untuk karyawan dengan pola biasa. Mulai dari syarat indeks prestasi (IPK) yang tinggi, pengalaman organisasi yang memadai, kemampuan atau skill yang cukup, hingga penguasaan bahasa asing yang baik. MT dirancang khusus untuk menyiapkan kader-kader pemimpin perusahaan di masa depan. Oleh karena itu proses seleksi program MT dilakukan dengan sangat ketat, baik dilaksanakan sendiri oleh bagian SDM perusahaan maupun dengan menyerahkannya kepada konsultan terpercaya. Ribuan peserta yang mengikuti proses seleksi disaring sehingga menyisakan sedikit kader terbaik. Berbanggalah mereka yang berhasil lolos mengikuti program MT. Tetapi jangan sombong, karena program ini setiap tahun selalu ada sehingga anda bukan satu-satunya kader pimpinan masa depan. Karena setiap tahun ada, maka biasanya disebut sebagai MT angkatan ke-xx. Proses seleksi karyawan MT bisa berbeda-beda di tiap perusahaan. Biasanya tahap-tahap yang akan Anda jalani selama proses seleksi atau rekrutmen MT adalah: 

TAHAP 1 : Psikotes atau online test Psikotes yang terdiri dari tes verbal, tes numerikal, tes kepribadian. Dalam akhir tes ini biasanya Anda akan disuruh menggambar (WARTEGG TEST) dan mengerjakan PAULI atau KREPLIN TEST. Dari tes Pauli dan Kreplin ini dapat diketahui seberapa cepat, tepat dan konsisten anda mengerjakan pekerjaan yang rumit dan membutuhkan konsentrasi.

Pada online test, perusahaan biasanya kerjasama dengan organisasi konsultan dari Amerika atau manapun yang memberikan jasa online assessment test dengan tujuan membantu HRD perusahaan menilai calon karyawan. Oleh karena itu, online test biasanya menggunakan bahasa Inggris. Ketika Anda sudah bertemu dengan pihak HRD, Anda akan diberikan undangan berisi alamat situs yang harus Anda kunjungi serta access code agar Anda bisa log in. Ketika sudah log in Anda akan diminta untuk mengisi sedikit biodata dan kemudian dilanjutkan dengan mengikuti serangkaian tes yang disediakan. Ingat bahwa dalam online test ini, setiap pertanyaan diberi waktu, jadi Anda akan kehilangan pertanyaan tersebut jika terlalu lama menjawabnya.

TAHAP 2 : Wawancara atau tes bahasa inggris TOEFL Wawancara dengan lembaga konsultan yang telah dipercaya oleh perusahaan. Biasanya wawancara menyangkut kegiatan organisasi dan kepribadian Anda. Karena ingin tahu pribadi anda dengan lebih detail, maka biasanya wawancara dengan konsultan ini sangat lama, bisa sampai satu jam lebih. Ada juga perusahaan yang meminta pelamar mengikuti tes bahasa inggris atau TOEFL yang diadakan baik oleh perusahaan itu sendiri kerjasama dengan lembaga kursus. Tujuannya tentu saja memilih karyawan dengan kemampuan bahasa Inggris yang baik.

TAHAP 3 : Tes bakat (Assessment Test) Dalam tes ini biasanya akan berupa diskusi kelompok, games kelompok, maupun presentasi individu. Dalam tes kelompok dilakukan bersama dengan pelamar-pelamar lain. Ingat bahwa Anda diminta untuk menjadi yang terbaik namun tetap membawa misi kelompok, yaitu saling bekerjasama dan menghormati. Maksudnya, ketika melakukan diskusi, Anda harus aktif namun tetap mendengarkan pendapat orang lain. Sebagai informasi bahwa di perusahaan tertentu, diskusi dan presentasi individu dilakukan dalam bahasa inggris.

TAHAP 4 : Wawancara dengan bagian SDM atau HRD Dalam wawancara ini biasanya anda akan ditanya seputar bidang apa yang Anda minati, dan bidang apa yang cocok untuk Anda.

TAHAP 5 : Wawancara dengan user/manajemen perusahaan Dalam wawancara ini mungkin akan ada beberapa pertanyaan yang telah ditanyakan di wawancara-wawancara sebelumnya. Namun pada intinya, di tahap ini memungkinkan Anda ditanya seputar masalah gaji.

TAHAP 6 : Medical check up atau tes kesehatan Setiap Anda ingin menjalani tes kesehatan, ada baiknya anda menjaga pola makan dan tidur anda sehari sebelumnya. Karena jika Anda terlalu letih ketika tes kesehatan, akan berakibat muncul hasil lab yang tidak diinginkan.

PERLU DIINGAT bahwa Anda bisa saja gagal di TAHAP MANAPUN. Meskipun Anda sudah sampai hingga tahap terakhir, Anda bisa gagal. Proses penyaringan karyawan MT sangat ketat, sehingga perusahaan sangat selektif dalam memilih yang terbaik. Tak jarang pada setiap kesempatan wawancara, Anda akan menghadapi pertanyaan-pertanyaan “jebakan” yang tujuannya adalah “mencari kelemahan Anda” Sebagai peserta yang rata-rata adalah lulusan fresh graduates baru dari perguruan tinggi, jelas peserta MT masih minim keahlian, pengalaman, pemahaman soal sistem dan budaya kerja dan kepemimpinan.  Oleh karena itu, setelah lolos dari proses seleksi MT, biasanya Anda akan mengikuti masa training selama 6 bulan hingga 1 tahun, tergantung dari kebijakan setiap perusahaan. Selama training, anda akan belajar, dididik dan diawasi kinerjanya. Tidak jarang ada karyawan yang tidak sanggup mengikuti masa training dan akhirnya keluar dari perusahaan. Sehingga dia belum bisa disebut sebagai “lulusan MT” di perusahaan tersebut, karena tidak mengikuti program training sampai selesai.  Program training MT dalam Bank swasta yang saya ketahui sangatlah melelahkan, karena harus belajar setiap hari (seperti kuliah) dan terdapat ujian-ujian tertulis atau lisan pada saat tertentu. Setelah lulus belajar di kelas, biasanya akan ditempatkan di cabang-cabang perusahaan atau istilahnya On the Job Training atau OJT. Setelah mengikuti masa training hingga selesai (kira-kira 6-12 bulan), maka Anda boleh dikatakan sebagai “lulusan MT perusahaan X”. Maka setelah itu karir Anda akan berjalan lebih mulus dan bisa menempati posisi cukup tinggi di perusahaan tersebut.

·         Pelatihan sumberdaya manusia untuk ritel

Dengan kata lain, seakan-akan investasi di bidang SDM tidak membawa hasil. Itulah mengapa ada perusahaan-perusahaan yang menerapkan program rekrutmen lewat management trainee (MT). Tujuannya adalah mendapatkan manajer yang memahami kondisi bisnis perusahaan tersebut. Biasanya para MT akan memulai karier dari staf, lalu meningkat ke posisi supervisor, eksekutif, dan akhirnya manajer.  Kebanyakan yang direkrut untuk menjadi MT adalah lulusan baru (fresh graduate). Mereka diberi pelatihan dan pengetahuan tentang kondisi bisnis perusahaan tersebut. Maka, seorang management trainee adalah peserta dari program tadi. MT merupakan proses rekruitmen dan pencarian sumber daya manusia dengan kualitas tertentu dalam bidang tertentu, yang dilatih untuk ‘menduduki’ posisi kunci dalam sebuah perusahaan.

Menurut Inge Santoso, seorang trainer yang biasa memberikan pelatihan di sejumlah perusahaan besar, yang ditekankan pada MT adalah aspek psikologis. Para peserta pelatihan, katanya, biasanya tidak melihat potensi besar yang mereka miliki. ‘’Tugas kami di sini menyadarkan mereka untuk melihat potensi terpendam mereka,’’ ujarnya. Setelah sadar, mereka biasanya berusaha menggali dan memperbaiki kinerja mental mereka.Dampak setelah mengikuti pelatihan, mereka menjadi lebih giat dan bekerja secara total. Kehidupan pribadi dan sosial mereka, lanjut Inge, juga semakin bagus. Tidak ada latar belakang pendidikan khusus untuk menjadi seorang MT. Tergantung perusahaan, posisi untuk bidang apa yang dibutuhkan. Di Amerika, yang banyak membutuhkan MT adalah bidang ritel, jasa, dan department store.

Di Indonesia pencarian MT ditawarkan oleh perbankan. Hanya saja, nama MT menjadi businees development programme. Iwan Setiawan, trainer dari Forever Young Indonesia, sebuah perusahaan multi level marketing, mengungkapkan, yang ditekankan pada para MT adalah pengembangan karakter. Diharapkan, setelah mengikuti pelatihan, para anggota di perusahaannya akan lebih kuat dan stabil. ‘’Manusia tersusun dari fisik, mental, emosi, dan rohani. Satu sama lain harus saling terkait,’’ ujarnya. Di perusahaan tempat Iwan bekerja, profesi MT masuk dalam bagian training dan human resources development (HRD). Itu tidak selalu berlaku demikian, tergantung kebijakan masing-masing perusahaan. Tergantung kebijakan perusahaan juga berlaku pada lamanya program pelatihan yang diberikan untuk MT. Ada perusahaan yang mewajibkan MT mengikuti pelatihan antara 1-2 tahun dengan diberi pengetahuan tentang pengendalian bisnis, pembuatan kebijakan, rencana manajerial, dan membangun jaringan komunikasi. Ada perbedaan antara masuk kerja pertama sebagai karyawan dan MT. Bila sebagai karyawan, seseorang harus menjalani masa percobaan. Sementara bila sebagai MT, ia akan menjalani masa evaluasi. Sebagai tambahan, peserta MT biasanya akan diputar tempat tugasnya. Dengan kata lain, mereka menjalani sistem perputar

·         Rencana penggajian sumberdaya manusia untuk ritel

Banyak perusahaan yang berangkat dalam proses pengembangannya hanya melihat pada aspek SDM (Sumber Daya Manusia) adalah kebijakan yang bersifat biaya.  Mengapa dianggap demikian? Banyak perusahaan melihat bahwa sumber daya manusia atau karyawan di dalamnya adalah beban, mulai dari penggajian, belum lagi kewajiban seperti Jamsostek ataupun kewajiban untuk memberikan tunjangan lainnya.  Lalu muncul suatu pemahaman bahwa sumber daya manusia adalah suatu bentuk investasi yang penting untuk dikelola sehingga definisi human resources (sumber daya manusia) menjadi human capital (investasi manusia).

Dalam proses pengembangan sumber daya manusia, hal yang menjadi pertimbangan penting dalam suatu perusahaan adalah kebijakan yang diterapkan untuk pengembangan manusia di mana disebutkan karyawan yang bekerja dalam perusahan memang bisa dikembangkan menjadi investasi bagi perusahaan itu sendiri.  Kebijakan yang diterbitkan oleh perusahaan itu sendiri haruslah memuat suatu kepentingan jangka panjang yang nantinya dituntut adanya suatu komitmen jangka panjang terhadap proses pengembangan perusahaan itu sendiri. Kebijakan yang diterbitkan oleh perusahaan terhadap pengembangan sdm meliputi kebijakan (1) Sistem numerasi (2) Sistem manajemen performa (3) Sistem pengembangan sumber daya manusia (4) Sistem budgeting terhadap operasional dari proses pengelolaan sumber daya manusia (5) Peraturan perusahaan dan persyaratan yang terkait dengan pengelolaan sumber daya manusia.

Salah satu kesalahan yang seringkali dilakukan oleh perusahaan adalah kemampuan untuk memastikan konsistensi kebijakan untuk dijalankan.  Hal apa yang menjadi alasan untuk kemunculan ketidaksesuaian konsistensi dari kebijakan itu sendiri? Pertama, situasi dan kondisi yang menyebabkan penyimpanan terhadap sistem dapat muncul dimana antara kebutuhan untuk mengoptimalkan sdm ditekan oleh adanya kebutuhan pengembangan sdm itu sendiri.  Sehingga dengan kondisi ”terpaksa” kebijakan terhadap sdm itu sendiri dilanggar.  Kedua, adanya conflict of interest yang dimunculkan oleh oknum-oknum baik itu internal perusahaan maupun dari pihak manajemen itu sendiri yang menyebabkan pelanggaran dengan sengaja dilakukan.  Ketiga, adanya perubahan dari manajemen perusahaan yang menyebabkan kebijakan sudah tidak memadai untuk menghadapi aspek kompetisi dengan dunia luar.

Ketidakkonsistenan dalam menjalankan manajemen sumber daya manusia dapat menyebabkan bumerang yang dapat membunuh strategi dalam perusahaan itu sendiri.  Dimana karyawan mulai mempertanyakan konsistensi kebijakan sumber daya manusia yang dijalankan perusahaan.  Konsep dan aspek adil di dalam organisasi harus dapat memastikan bahwa sistem kebijakan sumber daya manusia yang dijalankan dapat mengembangkan dan menumbuhkan persaingan yang positif dalam perusahaan sehingga dapat meningkatkan performa dari organisasi.

Suatu sistem yang baik, adalah sistem yang dapat teraudit.  Sistem manajemen sumber daya manusia, harus dibangun dengan mengikuti aturan ini.  Sistem sumber daya manusia yang tepat adalah sistem yang dibangun dengan mengedepankan konsep PDCA (Planning- Do- Check- Action).  Apa yang dimaksud dengan konsep tersebut.

(a)   Planning

Dalam menyusun sistem harus ditetapkan tujuan dari suatu sistem tersebut dibuat, serta dijelaksanakn latar belakang yang menjelaskan sistem tersebut dibangun.

Contoh: SOP (Standard Operating Procedure) sistem rekruitmen (penerimaan karyawan).  Pada saat penyusunan sistem, harus dilihat tujuan dari sistem tersebut dibangun, ruang lingkup dari SOP itu sendiri meliputi jenis rekruitmen internal atau eksternal maupun aspek pengembangan sistem rekruitmen lainnya.

(b)   Do

Bagaimana sistem tersebut dijalankan.  Seperti menjelaskan pejabat mana yang memiliki kewenangan untuk menjalankan proses ini, lalu bagaimana proses tersebut dijalankan, detail terhadap sistem dokumentasi tersebut dijalankan juga menjadi bagian yang penting untuk dijelaskan.

(c)    Check

Bagaimana sistem tersebut dievaluasi maupun diaudit untuk memastikan sistem tersebut dijalankan.  Suatu sistem yang baik harus memastikan adanya proses verifikasi (pemeriksaan ulang) ataupun validasi (pengesahan).  Seperti proses penyelesaian sistem kompensasi, harus dipastikan adanya mekanisme pemeriksaan sebelum proses dijalankan.  Setelah proses dijalankan pun juga harus dipastikan adanya suatu proses pemeriksaan yang intensif untuk memastikan bahwa mekanismen evaluasi tersebut dijalankan.

(d)   Action

Penetapan tindakan perbaikan dan pencegahan yang dilakukan untuk mengantisipasi apabila sistem yang dimaksud tidak dijalankan sesuai dengan standar persyaratan yang telah ditetapkan.

Audit adalah salah satu bentuk dari proses check itu sendiri.  Sedikit berbeda dibandingkan dengan konsep verifikasi dan validasi.  Dalam proses verifikasi dan validasi proses dijalankan sebelum suatu bentuk proses sudah dijalankan.  Sehingga mencoba dipastikan bahwa proses tersebut sudah mengikuti aturan kesesuaiannya sebelum diimplementasikan. Contoh adalah mekanisme penggajian, dalam proses dan mekanisme penggajian.  Sebelum system penggajian tersebut dijalankan harus dipastikan adanya verifikasi dari pejabat yang berwenang, mungkin di sini adalah HR & GA Manager yang melakukan proses pemeriksaan terhadap kesesuaian data kompensasi tersebut dan kemudian pengesahan itu sendiri dijalankan oleh Finance Accounting Manager sebagai pejabat yang memiliki authorisasi untuk melakukan proses transaksi.

Komitmen yang dikembangkan itu sendiri meliputi:

(1)   Sistem kompensasi

Sistem kompensasi memuat seluruh faktor numerasi yang diterapkan oleh perusahaan.  Seperti bagaimana mekanisme penggajian ditetapkan, apakah termuat informasi yang terkait dengan pengemangan antara sistem golongan jabatan dengan sistem penggajian yang ditetapkan dalam perusahaan itu sendiri.  Apakah penyusunan sistem kompensasi tersebut telah sesuai dengan konsep standar persyaratan yang dimaksud.  Tidak terdapat penyimpangan yang terkait dengan sistem numerasi yang dimaksud, seperti tata cara pembayaran, bukti-bukti atau dokumen yang dibutuhkan untuk mengembangakan sistem kompensasi yang dimaksud. Lalu bagaimna cara mengauditnya? Auditor dapat melakukan proses memastikan kesesuaian antara kebijakan dan proses pelepasan kompensasi itu sendiri dijalankan.  Dalam beberapa kasus, juga dapat melakukan proses validasi dan verifikasi terhadap individu yang menerima transaksi tersebut.

(2)   Sistem Manajemen Performa

Proses audit yang dijalankan adalah melihat kesesuaian antara indikator yang mencapai target tersebut ataupun realisasi yang terukur.  Konsep pemeriksaan lebih melihat pada aspek obyektifitas dari sistem manajemen performa yang dijalankan tersebut untuk melihat aspek kesesuaian yang ada dalam konsep pengukuran prestasi karyawan.  Bukti-bukti terdokumentasi harus diperiksa secara teliti untuk melihat kesesuaian dan obyektifitas dari penilaian.

(3)   Sistem pengembangan sumber daya manusa

Unit kerja SDM sangat erat peranannya dalam proses pengembangan sumber daya manusia.  Audit pada area kerja ini memiliki fokus untuk memastikan bahwa SOP pelatihan dijalankan.  Seperti proses dalam penyusunan program pelatihan, individu yang menjalankan pelatihan dan efektifitasnya.  Nilai efektifitas ini sangat penting untuk teraudit untuk memastikan bahwa kondisi proses operasional pengembangan sumber daya manusia telah sejalan dan berbasis dengan kompetensi SDM yang ada di lapangan.

(4)   Sistem budgeting

Dalam proses pengembangan sumber daya manusia, suatu perusahaan harus menerapkan suatu konsep budgeting yang kemudian dikembangkan menjadi bentuk pengembangan strategis pelaksanaannya.  Budgeting dari proses ini harus dipastikan dijalankan sesuai dengan peraturan yang telah ditetapkan.  Bagaimana proses penyusunan peraturan perundangan adalah kesesuaian pelaksanaannya dan kesesuai terhadap persyaratan peraturan dan perundang-undangan.

Bagaimana dengan penjelasan audit yang telah disampaikan, apabila masih diperlukan pertimbangan lanjutan terhadap proses audit ini.  Konsultan kami akan siap membantu dalam melakukan proses implementasi audit SDM yang dijalankan di lapangan.  Proses audit ini nanti akan dilengkapi dengan laporan audit yang nantinya sebaiknya ditindaklanjuti oleh perusahaan.

yang memiliki alokasi budget dijalankan.

(5)   Peraturan perusahaan dan persyaratan peraturan perundang-undangan

Mekanisme penyusunan peraturan adalah suatu kebijakan strategis yang bersifat jangka panjang dan terkait dengan peraturan dan perundang-undangan.  Hal yang sangat perlu dicermati dalam proses pengembangan dan

atau hambatan, hal ini muncul baik itu dari organisasi atau instansi itu sendiri maupun lingkungan yang ada di sekitarnya, sebagaimana menurut Sondang P. Siagian mengemukakan sebagai berikut : “Kiranya perlu ditekankan terlebih dahulu bahwa dalam menjalankan tugasnya mencari calon-calon pegawai, para pencari tenaga kerja suatu organisasi harus menyadari bahwa mereka menghadapi berbagai kendala. Berbagai penelitian dan pengalaman banyak orang dalam hal rekrutmen menunjukkan bahwa kendala yang biasa dihadapi itu dapat mengabil tiga bentuk, yaitu kendala yang bersumber dari organisasi bersangkutan sendiri, kebiasaan para pencari tenaga kerja sendiri dan fakto-faktor eksternal yang bersumber dari lingkungan di mana organisasi bergerak.”

[10]   Kendala atau hambatan yang muncul dari dalam organisasi atau instansi itu biasanya berkaitan dengan kebijakan yang ada dalam penarikan atau perekrutan tenaga kerja, di mana bahwa dalam organisasi itu posisi atau kedudukan yang ada sudah terisi oleh karyawan yang sudah ada dalam organisasi itu sendiri, sehingga tidak menerima lagi lowongan bagi pencari kerja baru. Di samping itu kebijakan laind dalam organisasi atau instansi itu sendiri mengenai tentang imbalan (upah dan gaji) yang diberikan yang kurang sesuai dengan harapan para tenaga kerja. Dalam pelaksanaan penarikan tenaga kerja para pencari tenaga kerja yang mempunyai kebiasan-kebiasaan yang dilakukan, di mana pada penarikan tenaga kerja terjadinya suatu kesalahan dan dari kesalahan tersebut muncul suatu anggapan yang negatif sehingga proses untuk penarikan sumber daya berikutnya dihentikan karena akibat dari kesalahan dalam penarikan tenaga kerja sebelumnya. Selanjutnya bahwa kondisi lingkungan di sekitar organisasi atau instansi itu sendiri dapat mempengaruhi dalam proses penarikan atau recruitment tenaga kerja perlu memperhatikan

 faktor-faktor eksternal, sebagaimana menurut Sondang P. Siagian, sebagai berikut :

 1.      Tingkat pengangguran. Dalam hal tingkat pengangguran yang tinggi, para pencari tenaga kerja dapat bertindak lebih selektif karena banyak pancari pekerjaan yang melamar, mungkin banyak di antaranya yang memenuhi persyaratan melebihi ketentuan organisasi untuk mengisi lowongan yang tersedia

 2.      Kedudukan organisasi pencari tenaga kerja baru vis a vis organisasi lain yang bergerak di bidang kegiatan yang sama atau menghasilkan barang dan jasa sejenis.